Рубрика: Информационные технологии: теория и практика
УДК 004.416.6
Автоматизация деятельности торговых агентов на предприятиях оптовых продаж
Петращук Антон Олегович,
бакалавр, 4 курс
Владивостокский государственный университет экономики и сервиса
Россия, Владивосток
E-mail: petrashchuk.anton@mail.ru; тел.: +79996174108
ул. Анны Щетининой 35, 138, г. Владивосток, Приморский край, Россия, 690911
Богданова Ольга Борисовна, 
ст. преподаватель,
E-mail: olga.bogdanova@vvsu.ru 
Предприятия оптовой торговли очень часто организуют отдел продаж с привлечением торговых агентов. Для сокращения затрат и повышения эффективности используются средства автоматизации. В данной статье описана деятельность торгового агента, направления, нуждающиеся в автоматизации, и рассмотрены некоторые варианты решений. 
Ключевые слова и словосочетания: автоматизация, торговые агенты, мобильная торговля.
Automation of the activities of sales agents at wholesale enterprises 
Wholesale businesses very often organize a sales department with the involvement of sales agents. Automation tools are used to reduce costs and improve efficiency. This article describes the activities of the sales agent, directions that need automation, and considered some solutions.
Keywords and phrases: automation, trade agents, mobile trade.
Целью данной статьи является описание возможностей автоматизации деятельности торговых агентов с помощью системы 1С:Предприятие. 
Задачи работы: 
1)	исследование деятельности торгового агента на предприятиях оптовых продаж;
2)	анализ проблем и выявления направлений автоматизации;
3)	анализ возможностей системы 1С:Предприятие для решения выявленных проблем.
Для автоматизации товарного учета на предприятиях оптовой торговли используют различные программные комплексы. Наиболее распространенной на российском рынке является 1С:Предприятие. Однако, данная программа изначально приспособлена для организации рабочих мест сотрудников, работающих в офисе. Рассмотрим возможность её использования для мобильных сотрудников, таких как торговые агенты, на примере предприятия оптовых продаж ООО «Алтей». 
Основную деятельность торгового агента можно условно разделить на пять взаимосвязанных процессов (рис. 1): 
1)	контроль дебиторской задолженности;
2)	презентация новой продукции;
3)	анализ предыдущих заказов;
4)	формирование заказов;
5)	расширение клиентской базы.
Процесс контроля дебиторской задолженности заключается в информировании клиентов о необходимости оплатить ранее сформированные заказы в установленный договором срок. Для этого, при посещении офиса, торговым агентам выдают информацию о текущей задолженности из учетной системы и информацию о поступивших безналичных платежах, которая ещё не была внесена в учетную систему. Используя эти данные, а также информацию о полученных денежных средствах наличными, торговые агенты рассчитывают актуальную задолженность своих клиентов. 
Рис 1. Деятельность торгового агента
При получении наличных денежных средств от клиентов, торговые агенты фиксируют эту информацию и затем используют при расчете актуальной задолженности. Также данная информация передается бухгалтерам для внесения в учетную систему вместе с полученными деньгами.
При появлении новой продукции торговые агенты подготавливают красочные материалы, презентации и саму новинку для демонстрации. Например, если презентуют новые шпроты, то делают бутерброды с использованием этого продукта. На основании регламента проводится презентация, после чего торговый агент делает предложение составить заказ. 
Если не проводится презентация новой продукции, то перед посещением торговой точки агент анализирует предыдущие заказы клиента, чтобы понять текущие потребности клиента. Так как бланки заказов сдаются в офисе, то торговый агент не располагает полной информацией о составе прошлых заказов во время объезда торговых точек. Получить эти данные необходимо до выезда на маршрут, находясь в офисе, запросив у сотрудников, непосредственно работающих с учетной системой. 
При посещении торговой точки торговый агент предлагает продаваемые товары на основании прошлых заказов или проведенной презентации, демонстрируя при необходимости их внешний вид в фото каталоге. В ходе этого процесса выясняется потребность клиента, в результате чего формируется предварительный список товаров для заказа. Далее торговый агент находит в соответствующем прайс-листе цену для текущего клиента и остаток товаров на складе, с которого производится отгрузка для данного клиента. При необходимости уточнить остатки торговый агент звонит в офис, где сотрудники, которые имеют доступ к учетной системе, смотрят актуальные остатки и сообщают эту информацию торговому агенту. На основе доступного количества и цены торговый агент с клиентом согласуют состав заказа и дату отгрузки. Рассчитывать конечную цену заказа приходится вручную. При большом количестве товаров это занимает значительное время от формирования заказа. После этого заполняется бланк заказа, который впоследствии будет передан сотрудникам в офисе для внесения данных в учетную систему. 
Для расширения клиентской базы компании торговый агент собирает сведения о торговых точках на закрепленной территории. Далее агент анализирует их на возможность сотрудничества и формирует список потенциальных клиентов. Согласно этому списку производится назначение и проведение деловых встреч. Результатом деловой встречи может быть отказ от сотрудничества или переход к процессу заключения договора с согласованными условиями сотрудничества. 
Анализируя деятельность торговых агентов на предприятии можно выявить следующие проблемы в процессе контроля дебиторской задолженности:
1)	информацию о дебиторской задолженности можно получить только в офисе при помощи других сотрудников;
2)	для хранение контактных данных клиентов используются бумажные носители, на которых фиксируются время работы контактных лиц клиентов, телефоны и адреса торговых точек. Передача данной информации другому сотруднику может быть затруднена, так как хранение не происходит централизованно; 
3)	при получении оплаты наличными требуется фиксировать эту информацию до передачи денежных средств в офис для расчета актуальной задолженности.
В процессе анализа предыдущих заказов существует проблема доступности детализированной информации о прошлых заказах. Торговый агент на выезде не имеет доступа к учетной системе, поэтому состав прошлых заказов нужно получать при посещении офиса.
Также выявлены проблемы в процессе работы с заказами:
1)	необходимость регулярно распечатывать прайс-листы с актуальными остатками и ценами. На это тратится время торгового агента и ресурсы компании;
2)	для обновления фото каталога требуется затрачивать дополнительные ресурсы, так как фотографии со временем теряют свой привлекательный вид и требуют повторной распечатки;
3)	количество постоянно требующихся для работы распечатанных материалов – при большом количестве продаваемых товаров требуются огромные папки с прайсами и презентационными данными, которые агент возит с собой. В связи с этим снижается мобильность торговых агентов, количество посещаемых торговых точек за день и объем продаж;
4)	недоступность точной информации о наличии того или иного вида товара – приходится постоянно уточнять остатки в офисе. Из-за этого увеличивается время формирования заказа, и торговый агент посещает меньше объектов. Также велика вероятность того, что на товар заказов придёт больше чем имеется на складах. Из-за этого может быть сорвана сделка или потеряна лояльность клиента из-за невыполнения данных ему обещаний;
5)	необходимость ручного расчета конечной суммы заказа. На это затрачивается дополнительное время и возможны ошибки; 
6)	большая вероятность ошибки при переносе в учетную систему заказа с бумажных носителей, а также трата на это время. Фактически выполняется повтор работы по составлению заказа. Это приводит к дополнительным затратам на контроль;
7)	заказ поступает в работу не сразу, а, как минимум, только на следующий день. Из-за этого клиенты получают товары не оперативно, что может привести к потере клиента из-за неудовлетворительного времени обработки и запуска в работу заказа.
Данные проблемы решаются, если дать возможность торговому агенту удаленный доступ к учетной системе. Однако сотрудник не должен потерять свободу передвижения, поэтому устройство для получения данных должно быть небольшого размера, легким и с большим запасом времени автономной работы. Примером такого устройства является планшет. 
Для удаленного доступа к учетной системе разработчиками 1С:Предприятия были созданы несколько решений: веб-клиент и мобильная платформа. 
Веб-клиент – одно из клиентских приложений системы 1С:Предприятие. Он не требует установки, исполняется в среде интернет-браузера, поэтому может использоваться на любом устройстве, способном запустить браузер [1]. Преимуществом данного решения являются минимальные требования к ресурсам устройства и отсутствие затрат на дополнительную на разработку для внедрения, однако имеются недостатки: 
1)	работает только с управляемым интерфейсом, который хотя и появился давно, но ещё не полностью вытеснил обычный интерфейс;
2)	требует стабильного Интернет-соединения у торгового агента, так как данные необходимо постоянно получать с сервера.
Критическим является второй недостаток. При возникновении проблем со связью с сервером, торговый агент полностью лишается возможности выполнять свою работу. Для решения этой проблемы возможно использовать приложения, сохраняющие необходимую информацию в памяти устройства и периодически синхронизирующиеся с основной базой данных. Для создания таких приложений компанией 1С была разработана отдельная технология. 
Мобильная платформа 1С:Предприятия – общее название технологии, позволяющей создавать приложения, работающие на мобильных устройствах под управлением операционных систем Android, iOS и Windows. Используя эту технологию можно быстро создать мобильное приложение, в которое возможно загружать необходимые данные из основной учетной системы. [2] В отличии от веб-клиента потребуется разработка самого приложения, однако она производится с помощью привычных для 1С-специалиста средств с помощью привычного языка 1С. Также такое приложение является кроссплатформенным. Это решает недостаток предыдущего решения, однако сама мобильная платформа содержит ряд ограничений:
1)	производительность приложений, разработанных с помощью мобильной платформы, проигрывает нативным; 
2)	невозможность создания фото каталога в мобильном приложении. 
Если данные недостатки не являются критическими, то это хорошее решение. Однако есть решения, у которых отсутствуют и эти недостатки, под общим названием «мобильная торговля». 
Мобильная торговля состоит из нативного приложения для мобильного устройства (смартфона или планшета) и надстройки для учетной системы. Внедряемая в учетную систему часть включает процедуры и функции для обеспечения обмена данными с мобильным приложением. Обычно, код данной части открытый и может быть доработан 1С специалистом под нужды конкретного предприятия и используемой конфигурации. Мобильное приложение предоставляется как готовый продукт, его изменение невозможно. 
Для 1С существует множество решений, наиболее известными являются «Моби-С, «Агент Плюс: Мобильная торговля», «Пан Агент». Каждое из них имеет схожий основной функционал. Рассмотрим на примере «Моби-С» решение ранее выявленных проблем: получение актуальной информации об остатках, ценах и дебиторской задолженности клиента, а также использование фото каталога при формировании заказа. 
В карточке клиента имеется вкладка финансы (рис. 2), в которой содержится информация об общей задолженности клиента и расшифровка по документам. Цветом выделяются документы, по которым просрочен срок оплаты.

Рис. 2 Вкладка финансы карточки клиента
При формировании заказа после выбора клиента и склада возможно произвести подбор товаров. Во время подбора на экран выводится изображение (размер изображения зависит от режима просмотра списка), остаток на складе, цена за штуку, количество выбранных товаров и общая сумма заказа (рис. 3-4).
 
Рис. 3 Список товаров с «эскизами»	 
Рис. 4 Список товаров с «иконками»	
Для автоматизации торговых агентов существуют решения, разработанные непосредственно компанией 1С. Они имеют свои плюсы в простоте и скорости разработки, однако накладывают существенные ограничения при использовании. «Мобильная торговля» решает проблемы при использовании, однако следует тщательно выбирать мобильное приложение, так как его изменение возможно лишь в тех пределах, которые были заложены разработчиками.
____________________________
1.	1С:Предприятие 8 [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://v8.1c.ru/overview/Term_000000125.htm
2.	1С:Предприятие 8 [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://v8.1c.ru/overview/Term_000000818.htm
3.	Федеральный закон "Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации" от 28.12.2009 N 381-ФЗ / КонсультантПлюс [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_95629/
4.	Федеральный закон "О стандартизации в Российской Федерации" от 29.06.2015 N 162-ФЗ / КонсультантПлюс [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_181810/